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    开放大学档案管理人员素质对策分析

    摘要:《高等学校档案管理办法》颁布实施以来,档案管理日益规范,特别是作为以成人继续教育为主的原广播电视大学,档案管理经历了从粗放到精细,从纸质到纸质与电子并存的信息化档案管理时代。但是由于历史和现实原因,广播电视大学的档案管理队伍并不稳定,同时由于人员兼职居多,素质也参差不齐。如今信息化时代的档案工作需要大量的“通才”,并且广播电视大学更名为开放大学后,对办学也提出了更高要求,这就迫切需要提高档案管理人员的素质,以适应广播电视大学的转型发展。本文试图通过分析,找出开放大学档案管理人员目前存在的问题,提出一些对策建议,实现档案工作质量的提高和综合利用效率,切实提升档案在服务教育教学方面的重要作用。

    关键词:开放大学;档案管理;提升对策

    《高等学校档案管理办法》中提出高校档案的工作是学校稳步发展的基础,各高校都应该提高对于档案工作的重视,加强对其的管理程度。档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作,它的质量最终取决于人。实现有效档案管理,发挥档案在学校管理的重要作用,档案管理人员不仅要及时学习专业知识,还要具备较高的思想水平和信息化应用能力。

    一、目前开放大学档案管理工作人员素质分析

    开放大学是由原广播电视大学转型而来,是一所以继续教育为主体的高等院校。与普通高校相比,它以现代信息技术为支撑,面向全体社会成员开展学历继续教育和非学历继续教育。除了没有在校生外,教职员工编制也较少。虽然办学40年来,档案管理工作随着学校发展,从无到有,从零散到系统,从随意到规范,基本建立了应有的档案管理制度,但是通过认真仔细分析,还存在以下问题:1.队伍结构不稳定。在现阶段下开放大学的建设过程中,由于人员短缺且流动性大,许多档案部门人员已经转移到基层。在传统思想的影响下,许多开放大学对于档案的管理也没有给予足够的重视。由于档案管理队伍的不稳定性,已经影响了档案管理的发展。同时,档案管理任务执行效率低下,相关的激励机制和评估机制无法积极调动档案管理人员的主动性。2.档案管理规矩意识不强。档案是一种资源,是工作的真实记录。档案管理人员必须具有较高的思想政治意识和保密意识,在思想上坚定树立正确职业操守,熟知相关法律法规,并能自觉严格遵守档案管理的制度规范,严守档案秘密。但是现实是开放大学的许多档案管理人员由于以兼职居多,系统培训不够等因素,档案管理的规矩意识并不强,政治信念薄弱,责任感不足,不符合档案管理人员所需的根本政治要求。3.信息技术能力较弱。档案信息工作是信息化建设的必然要求,只有实现档案数字化、信息化,才能使档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,最终实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为学校发展提供高效、优质的服务。这对档案管理工作提出了更高更新的要求,需要档案管理人员能够与时俱进,适应信息化发展要求。4.缺乏创新精神。长期以来,传统的档案管理工作难以调动工作人员对于职业的认同,工作方法单一且封闭,创新意识缺乏,主动结合学校发展探索研究精神不足,不能够实现对于档案管理资源的有效应用。随着开放大学的更名和发展定位的变化,档案内容日益丰富,档案服务需求量激增,档案本身的作用随着学校的高质量发展和师生思想观念的解放而不断扩大,不仅停留在查找和借阅上,还可以和校园文化建设、历史研究等方面结合,不断满足师生对精神文化的需求。这就对档案工作提出了更高的要求,需要档案管理人员更加意识到自己肩负工作的重要性和使命感,提升创新意识,不断增强创造力。5.档案工作收集的全面性不足。国家对开放大学定位为我国终身教育的主要平台、在线教育的主要平台和灵活教育的平台、对外合作的平台,成为服务全民终身学习的重要力量和技能社会的有力支撑。随着学校的发展扩大,教育形式多样,教职工人数及管理团队也在不断扩充,这导致学校档案的工作量持续激增。但是在现阶段,由于以上等等原因,档案工作的收集还不够全面。许多资料并不能够及时进行收录,对档案管理的整体水平形成一定的限制。同时在档案管理的实际中,许多档案管理人员往往身兼数职,导致档案管理的时效性受到阻碍,降低了档案管理的整体效率。

    二、开放大学档案管理人员应该具备的素质

    随着去年年底教育部的统一安排,广播电视大学统一更名为开放大学,以继续教育为主的开放大学建设开始出现新的局面,原有的档案门类、数量和内容势必不能满足未来教育发展的需要。因此,需要档案管理人员具备相应的素质去适应学校的发展。1.要有较强的综合能力。档案管理包括一套程序,如收集、分类、识别、存档、统计以及开发和利用。为了做好开放大学的档案工作,档案管理人员需要具备专业化的知识能力,并能够遵循相关的规章制度。同时档案工作涉及每个部门,因此有必要提高档案管理人员的协调能力。另外,在档案管理过程中除了具有直接处理文本的一些工作,并且需要工作人员具有较高的书写能力和较强的系统概括能力,这样能够更好地撰写各种资料,并为部门的工作提供更好的服务。因此,还有必要提高档案管理人员的书写能力。2.掌握现代化的信息管理技术。随着最新信息技术在归档操作中的广泛采用,计算机已成为自动执行归档管理和替代传统手动任务的非常重要的工具。在不久的将来,档案部门将提供的不再是纸质文件,而是大量的信息化文件。档案管理人员不再忙于烦琐而低效的任务。相反,档案管理人员更多的是需要负责将丰富的档案信息数字化,并通过专用网络将其分发给有关部门,从而使存档成为重要的信息资源。同时也需要加强档案管理人员在现阶段下对于档案信息化相关的基础知识内容。可以快速有效地实现对于信息的收集整理,为需要的部门提供及时准确的信息,并能够最大限度地实现档案管理工作的效率,以便在短时间内找到所需的信息。所以具有较强的信息化能力,是档案管理工作人员的必备素质之一。3.要树立终身学习的理念。档案管理人员需要能树立终身学习的观念并提高其在档案保护方面的知识和技能。随着科学技术的发展,档案的形式日益增多,许多新种类的档案载体如雨后春笋般出现,而且所占比例也越来越大。对于档案形式的不断变化,进一步提高档案管理人员在档案管理方面的知识和技能至关重要。同时需要档案管理人员不断学习和掌握相关的现代管理和法律知识,提高服务水平,树立信息意识,创新意识和法律观念,使用新技术、新方法的应用并遵循相关法律法规进行存储操作,努力提升档案管理的质量。为了适应新时期下的要求,档案管理人员必须意识到,现在全社会都已经进入了终身学习的时代,那些无法对于自身专业知识体系进行升级的人必将被社会所淘汰。因此,不仅需要档案管理人员能够具备对于档案管理专业化的知识,更是需要相关人员能够树立终身学习的观念,实现其综合专业能力的持续发展。4.具备良好的政治素质和高尚的职业道德。开放大学学校档案工作是一件平凡的工作,大多数时间枯燥乏味,成就感不强。因此,从事这项工作的工作人员必须具有良好的思想政治素养,能够意识到档案管理的重要意义,履职尽责,甘于奉献。首先,需要建立强烈的政治责任感,熟悉并掌握开放大学归档管理政策和法规。由于存档工作具有一定的机密性,档案专业人员必须具有良好的政治素养。需要能够始终重视政治理论的研究,深刻理解相关法律法规的原则和要求,提高思想政治观念和辨别对错的能力。其次,作为档案管理人员,必须充分理解档案工作的价值以及自身职位的重要性,始终以高标准的姿态严格要求自己,并将这种工作风格贯穿于整个业务流程,及时收集、识别、分类、归纳和存储散布在各个部门中的材料。最后,要始终以高标准做好档案管理工作。如果档案材料不合格,则不能任由其发展,必须对其进行重新整理归档,以确保其档案质量。有些档案资料与学校的具体发展有关,而有些文件影响个人的隐私和生活,因此档案管理者必须采取保密安全预防措施,防止档案资料泄漏,在工作中保持高度的职业道德。

    三、提高高校档案管理人员素质的对策

    随着开放教育改革和发展形势的需要,档案工作重心由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主。新形势下,实现成人高校档案的科学化管理,适应开放教育未来发展需要,关键要提高档案管理人员的素质。1.强化政治思想建设。政治思想出现偏差,导致的工作情绪低迷是造成档案管理出现问题的重要因素,要想形成良好的档案管理,工作人员良好的品格形成很重要。为了履行档案管理的社会责任,不仅需要向档案管理人员提出高标准的职业道德要求,而且需要通过定期的思想政治学习来进一步实现。开放大学档案管理人员具有不同的文化背景、不同的工作水平和不同的个性。首先,要着重加强档案管理者的思想政治建设,以适应开放大学的转型和高质量发展;其次,要引导从事档案管理的人员深刻理解大学档案管理的重要性,高度重视档案工作,高标准做好档案工作;最后,是要通过及时总结表彰模范个人先进事迹及其工作经验,激励更多人能投身到档案管理中。2.加强信息技术处理能力。不断创新档案管理方法,积极创建开放式信息服务系统,并能够不断完善对档案、文件资料管理的创新。对于过去的手动档案管理和当今的信息化档案,档案管理人员必须对信息进行分类并将其存储在档案中。为了充分提高档案、文件资料管理的质量和效率,档案管理人员需要对档案、文件资料的管理方式进行合理的优化和创新。基于过去传统的档案管理模式,建立更加科学合理的管理机制和体系,不断完善工作机制,促进档案管理科学水平的不断提高。一是使档案、文件资料管理数字化、信息化,提升档案管理的效能,并提高资源分配的合理性和科学性。二是在档案、文件资料管理的日常工作中,不断创新档案管理方法,同时建立基于此的开放服务机制,扩大档案管理的范围和领域。三是在管理和服务工作中,档案管理人员必须积极发现工作中存在的各种问题,同时借助科学方法及时纠正和控制,促进档案的科学管理。3.提高业务综合能力。档案工作者业务水平的高低,直接影响着档案的利用效果,档案工作者必须努力学习专业知识,提高服务本领。每个档案工作者都要成为多面手,而且业务技术要精,这样才能扩展服务面,提高服务质量。因此,档案管理人员必须坚持与时俱进的学习,了解掌握最新的档案管理政策和方案,不断提升自己的业务综合能力。同时信息化已渗透到各行各业,档案管理也深受其益。当前档案管理工作已逐步开始向智能化、便捷化迈进,实现了数据内容的科学协调发展和档案资料的快速调动,大大提升了档案管理科学化水平。但同时也对档案管理人员提出了更高的要求。因此还必须不断提高档案管理人员的信息化水平。4.强化服务意识。档案管理的主要目的是为学校建设提供决策依据,以确保单位决策的科学性、合理性,并提供更全面、高质量的服务。在档案管理操作中,这是最基本的工作内容,也是档案管理的重要目的。如果不能提供良好的服务,则无法充分行使档案管理的价值和重要性。作为一名档案工作者,一是要随时关注党和国家的发展大局以及档案事业的有关规划,要根据党委、政府的中心工作开展档案工作。二是要树牢服务意识,站在全方位服务的高度上,对档案的来源、使用、保管进行调查研究,加强信息反馈工作,提高档案资源合理利用率,对学校各项工作起到参谋和咨询作用。三是要在工作中既要坚持原则,照章办事,又要有改革创新精神,要从被动服务改变为主动服务,才能在档案管理工作中不断提高服务意识和工作效率,树立良好的档案人员形象。5.建立健全管理体系。要想能够有效实现开放大学的档案管理人员素质的提升,需要科学良好的档案体系来进行支撑,结合实际的档案工作情况来优化调整。开放大学的档案管理是由各个部门分工协作所完成的,档案管理并不能够发挥实际性的作用,导致了档案管理的整体效率偏低。为了能够更好实现档案管理的工作效率,也为了提高工作人员档案管理的整体水平,需要逐步明确档案管理过程中工作人员在每一个环节的责任,逐步规范档案管理工作的流程,能够让档案管理起到各个部门融合剂的作用,做好档案的分类、整理以及收纳工作。同时,要加强档案工作人员职业道德教育,制定一整套职业道德规范和章程,并使大家自觉遵守。6.强化档案考核管理。对于档案管理而言,需要能够逐步建立对于档案管理人员的考核制度,引导激励档案管理人员树立档案管理意识、促进档案管理人员档案知识学习方面能够积极主动。同时由于档案管理处于幕后工作,建立有效的考核机制,更能够帮助档案管理人员树立职业荣誉感以及认同感。首先,应该考核档案管理人员对于理论层面的认知,让档案管理人员不仅能够进行学习,更要能够让这些工作人员善于学习,不断提升自身的专业素养。其次,需要考核其实践能力,能够让档案管理工作变的更加符合实际情况,使其逐渐适应当代档案管理工作的要求。最后,需要考核档案管理人员的创新意识,随着教育事业的快速发展,各种形式的档案日益增加,因此这就需要档案工作人员能够与时俱进,勇于创新,不断摸索出高效便捷的管理方式,在遇到新问题、新难题的时候能够迎难而上,实现档案管理工作从半封闭管理转向开放式管理,调动档案管理人员的积极性,适应现阶段下档案管理工作的需要。综上所述,实现对于档案的有效管理需要能够不断加强管理人员的专业知识,以及具备较高的思想水平和信息化应用能力,才能使档案管理工作更好服务于开放大学转型发展和高质量发展。

    参考文献:

    [1]崔婷.学校档案管理信息化建设策略[J].陕西档案,2015

    [2]李剑峰.学校档案管理的数字化网络化创新发展[J].黑龙江史志,2015

    [3]尹英范.信息化技术在学校档案管理工作中的应用[J].黑龙江史志,2015

    作者:答佩

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